時間を確保する

タスクと目標を管理するバーチカル手帳の使い方

バーチカル手帳の使い方
  • 毎年手帳は買うけど空白ばかり
  • 決まった予定をメモしているだけ
  • もっと手帳を使いこなしたい

ぼちぼち来年の手帳が本屋さんに並びだす季節。

年末年始に手帳を買う方はたくさんいますが、実際あまりうまく手帳を使いこなせないなーと思うことありませんか?

手帳を使いこなせると、日々のタスクやスケジュール管理がすごく楽になるだけでなく、目標達成もできるようになります。

そこでおすすめするのがバーチカル型の手帳

この記事では、バーチカル手帳を愛用して、TOEIC900点や転職などの目標を達成した私が、バーチカル手帳の活用方法を説明します。

手帳の役割はタスク管理(短期)と目標管理(長期)

手帳に会議や約束を入れるだけではもったいない

 手帳に空白が多い人に多いのが、予定だけ書いているパターンです。

  • 会議や訪問予定の管理(時間、場所などのメモ)
  • 締め切りや行事など覚え書き
  • 日々のメモ書き

要は、会議や行事など、相手がある予定の管理が中心になっています。

しかし、ここには大事なことが抜けています。それは、自分自身のマネジメントです。

そこで私は、次のことを手帳に書いています。

【相手のある予定】

  • 会議や訪問予定、チーム作業の管理(時間、場所などのメモ)
  • 締め切りや行事など覚え書き

【自己管理】

  • 仕事のTODO(予定)とそれをいつやるのか
  • 仕事の実績と振り返り

【目標管理】

  • 毎月の目標と実績

[短期]タスク管理ならバーチカルタイプがおすすめ

わたしのおすすめの手帳タイプは、週間バーチカルタイプ。

バーチカルとは、時間軸が縦方向に並んでいます。

使用しているのは、NOLTY(能率手帳)のB6サイズ。

バーチカル(時間軸が縦方向)を好んでいるのは1時間ごとに線が入っているので、実績を書き込みやすいからです。

また、ノートは別でとるので、1ページ丸々ウィークリーにしています。

バーチカル手帳への書き込み方法

わたしの手帳術のコツは、予定と実績を記録すること。

細かいのですが右に予定・左に実績を書いています。

バーチカル手帳の書き込み方法

(実際の手帳は、お仕事情報書きすぎて写真掲載できず…)

手帳に書き込む順番は以下の通り

  1. 前の週の終わりに、次週にやることを書く。
  2. その日にやることを書きだす(現実的な量)
  3. いつやるかを書いておく(タイムブロッキング)
  4. 実績を書く。
  5. その日の終わりに、次の日のTODOをいれておく。

ここで重要なのは、予定と実績には必ずずれが発生するということ。

ずれを発生させる原因としては、以下のようなものがあります。

  • 割り込み仕事が入って、予定通りに作業ができなかった。
  • 必要な時間の見積もりが甘かった。
  • 段取りが悪く、時間がかかった。
  • 体調などで、通常よりも作業時間が遅かった。
  • 結果が予定外で、確認作業が増えた。

それぞれ原因が違えば、対処法が異なります。

割り込み仕事が原因なのに、自分が休憩を削って作業をこなす。などという対処は間違っています。

それではいつまでたっても何も変わりません。

応急処置ではなく、根本対策に取り組むためにも、自分の現状を手帳の記録を通して確認しましょう。

[長期]手帳を使って確実に目標を達成しよう

私は、家事・育児・仕事をやりつつさまざまな目標を立てて達成してきました。

reading
  • 30歳過ぎてからやり直し英語スタート
  • 約半年で TOEIC 780点、1年半で840点
  • 朝活でオンライン英会話 150レッスン以上
  • 英語×技術職のかけ算で未経験業界に転職成功
  • 転職で年収アップ&仕事環境 改善
  • 時間がないシングルマザーでも英語学習を継続
  • TOEIC 935点 & 英語スピーチコンテスト全国出場

これらはすべて手帳に書いて計画して、達成してきたものです。

目標は立てて終わりではなく、常に目にするところ置いて、常に意識することが重要なのです。

そこで毎日見返す手帳に具体的に行動化した目標を書いておきましょう。

まずは大きな長期の目標を設定し、それを達成するための中期、短期の目標へと落としていきます

  1. 長期目標を設定する。(年間など)
  2. 月間目標に落とし込む
  3. 週間目標に落とし込む
  4. 実績を振り返り、必要なら設定を見直す。

目標は漠然とではなく、数値化された具体的なものである必要があります。

Yomeko
Yomeko
漠然とした目標では、行動に移す時に迷いが生じます

目標の立て方はこちらの記事を参考にしてください。

仕事だけでなく、自分自身の目標を立てよう。SMARTな目標設定のススメ。

目標を設定したら、日々のタスクと同じく、こちらも基本的な手順は、計画→具体化→実行→振り返りを繰り返していきます。

メモは手帳内には収まらない。追加ノートでスペース拡大

たいていの手帳には、各ページにメモスペースがあり、後ろのほうにはノートページも数枚あります。

しかし、アイディアを書き留めたり、考えを書き出すには小さすぎます。

書くスペースが制限されると、書きたいことをすべて書けなくなり

ですので、日々メモ書きやアイディアは、別のノートに書きましょう。

手帳はあなたの脳の一部です。管理(ウィークリーページ)とアイディアは分けて、整理しておきましょう。

Yomeko
Yomeko
私は同じNOLTYの補充ノートを使ってます

手帳は毎日持ち歩こう

ここまで、手帳を使っていろんなことができると書いてきました。

これらを生かすために、手帳は常に持ち歩きましょう。休日や帰省時だからと言って家に置いておいては意味がありません。

仕事は休みでも、あなた自身の人生はお休みではありません。

1日に1度は手帳を開く習慣をつけましょう。何もしていなくても、目標を目にするだけでも、意識が変わっていきます。

まとめ:手帳を使ってタスク管理と目標達成をしよう

手帳でタスクと目標を管理する
  • 手帳の役割は日々のタスク管理(短期)と目標管理(長期)
  • タスク管理はバーチカルで見える化
  • 予定と実績を書き込んでずれを把握し、修正
  • 長期の目標は、大きい長期目標から少しずつ分解して落とし込む
  • メモは手帳内では足りないので、ノートを活用