タイムマネジメント

スケジュールだけじゃもったいない!お仕事上手な手帳の使い方

ぼちぼち来年の手帳が本屋さんに並びだす季節になってきましたね。

ミニサイズから、ノートサイズ、特化型や万能型などなど。文具系が好きな私は見ているだけでわくわくします。

手帳って、たくさんの方が持っていますが、

実際、あんまりうまくつかいこなせない。空白ばっかりだなぁ

という方も少なくないのではないでしょうか。

手帳を使いこなすと、日々の時間や予定管理がすごく楽になるだけでなく、目標達成にも役立ちます

この記事を読めばいまいち手帳の使い方がわからないあなたも、上手に使いこなせるようになります。

手帳を使ってできるようになること

 手帳に空白が多い人に割と多いのが、予定だけ書いているパターンです。

  • 会議や訪問予定の管理(時間、場所などのメモ)
  • 締め切りや行事など覚え書き
  • 日々のメモ書き

要は、会議や行事など、相手がある予定の管理が中心になっています。しかし、ここには大事なことが抜けているのです。

それが自分自身のマネジメントです。

そこで私は、次のことを手帳に書いています。

【相手のある予定】

  • 会議や訪問予定、チーム作業の管理(時間、場所などのメモ)
  • 締め切りや行事など覚え書き

【自己管理】

  • 仕事のTODO(予定)
  • 仕事の実績と振り返り

【目標管理】

  • 毎月の目標と実績

詳しく説明していきます。

手帳の2つの役割。日々の管理(短期)と目標管理(中長期)

予定と実績で日々のセルフマネジメントをしよう。

わたしのおすすめの手帳タイプは

見開きウィークリータイプ (時間軸あり)

使用しているのは、NOLTY(能率手帳)のB6サイズ。

バーチカル(時間軸が縦方向)を好んでいるのは1時間ごとに線が入っているので、実績を書き込みやすいからです。

また、ノートは別でとるので、1ページ丸々ウィークリーにしています。

わたしの手帳術のコツは、予定と実績を記録することです。

わたしの手帳術のコツは、

Yomeko
Yomeko
予定と実績を記録。
それを元に改善のアクションを起こす

ということです。

以下にサンプルを示します。(実際の手帳は、お仕事情報書きすぎて写真掲載できず…)

使用イメージ

右に予定、左に実績という書き方で、書いています。横型の場合も上下に分けてそれぞれ書きましょう。

次の順に手帳は埋まっていきます。

  1. 前の週の終わりに、次週にやることを書く。
  2. その日にやることを書きだす(現実的な量)
  3. いつやるかを書いておく(タイムブロッキング)
  4. 実績を書く。
  5. その日の終わりに、次の日のTODOをいれておく。
手帳記入順

ここで重要なのは、予定と実績には、必ずずれが発生するということです。

それが何なのかを見極めて対処していくことにより、少しずつ時間がない現象が改善していきます。

あなたの仕事管理の精度をあげ、職場における信頼度もあがります。

ずれを発生させる原因としては、以下のようなものがあります。

  • 割り込み仕事が入って、予定通りに作業ができなかった。
  • 必要な時間の見積もりが甘かった。
  • 段取りが悪く、時間がかかった。(情報伝達の行き違いや、必要なツールがないなどで、待ちの時間が発生してしまった。)
  • 体調などで、通常よりも作業時間が遅かった。
  • 結果が予定外で、確認作業が増えた。

それぞれ原因が違えば、対処法が異なります。

割り込み仕事が原因なのに、自分が休憩を削って作業をこなす。などという対処は間違っています。

応急処置ではなく、根本対策に取り組むためにも、自分の現状を手帳の記録を通して確認しましょう。

なお、わたしはウィクリーページは仕事のみを書き、プライベートの予定はマンスリーの方にまとめています。

手帳を使って確実に目標を達成しよう

私は、家事・育児・仕事をやりつつ

やり直し英語、社内昇級試験合格、マイホーム購入、転職、資格試験合格

など、さまざまな目標を立てて達成してきました。

これらはすべて手帳に書いて計画して、達成してきたものです。

よく、目標は紙に書いて机に貼っておけなどどという話も聞きますね。つまり常に目にするところに目標を書くということで、常に意識することが重要なのです。

そこで毎日見返す手帳に具体的に行動化した目標を書いておきましょう。(上の図参照)

こちらも基本的な手順は、計画→具体化→実行→振り返りの繰り返しです。いわゆるPDCAサイクルというものですね

  1. 長期目標を設定する。(年間など)
  2. 月間目標に落とし込む
  3. 週間目標に落とし込む
  4. 実績を振り返り、必要なら設定を見直す。

目標の立て方はこちらの記事も参考にしてください。

目標たてていますか?目的を達成するための目標の活用法 今回は、目標設定についてです。 ところで、みなさん目標たててますか? そう。会社などで 目標を提示されるの...

メモはノートに。スペースの広さで創造力が広がる

たいていの手帳には、各ページにメモスペースがあり、後ろのほうにはノートページも数枚あります。

しかし、アイディアを書き留めたり、考えを書き出すには小さすぎます。

書くスペースが制限されると、書きたいことをすべて書かなくなり、クリエイティビティが下がります。

ですので、日々のメモ書きは、別のノートに書きましょう。

私はB6サイズの手帳なので、B6サイズのノートを購入して、裏表紙に挟んであります。日々の会議や仕事のメモはそこに書き出し、最終的なTODOだけをウィークリーページに書き込みます。

下から見た図

手帳はあなたの脳の一部です。管理(ウィークリーページ)とアイディアは分けて、整理しておきましょう。

Yomeko
Yomeko
私の愛用はKOKUYOのB罫。ドット入りは図も書きやすいので便利

ちなみにノートを挟み込むとページが開いてしまうので、私はこのMIDORI社のクリップバンドをつけてます。

3色あるので、手帳の色に合わせて使えますよ。

手帳は毎日持ち歩こう

ここまで、手帳を使っていろんなことができると書いてきました。

これらを生かすために、手帳は常に持ち歩きましょう。休日や帰省時だからと言って家に置いておいては意味がありません。

仕事は休みでも、あなた自身の人生はお休みではありません。

1日に1度は手帳を開く習慣をつけましょう。何もしていなくても、目標を目にするだけでも、意識が変わっていきます。

まとめ

手帳は、スケジュール管理だけでなく、あなた自身のマネジメントツールです。上手につかって日々の生活を向上させていきましょう。