タイムマネジメント

いつまでも仕事が終わらない。タスク管理や時間術より先にやるべき4つの対策。

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今日も、仕事が終わらない…

社会人なら、誰でも一度は抱える悩みではないでしょうか。

上司や顧客からふってくる仕事、ちょっとした頼まれごと、トラブルで予想以上に時間がかかったり、やり直しでさらに時間がかかったり。…etc。

その状態が続くと、残業が当たり前、毎日毎日時間で追われるような状態。

もうちょっと時間に余裕があれば…

と考えたことは、一度や二度ではないはずです。

想像しただけで、ちょっと憂鬱になってしまいますね。


ここで残念なお知らせが1つ。

その状態は、時間がいくらあっても解決しません。

なぜなら、仮に早く仕事が終わったとしても、またすぐに次の仕事が降ってくるという繰り替えしになるから。

本記事では、仕事が終わらなくて悩んでいる時に、時間術より先にまず試して欲しい4つの対策を解説します。

こんな方におすすめ 
  • 定時で帰りたいのに、仕事が終わらないから残業してしまう
  • 色々な時間術を試して努力してるけれども効果が薄い
  • もう少し時間があれば…とよく思っている 

本記事の4つを先に試して欲しい理由 

結論からいうと、仕事が終わらない状態が慢性化しているときに、私が考える対策は以下先に試してほしいと考えているのは以下の4つです。

  1. 仕事を減らす
  2. 60点でだす
  3. 人に頼む
  4. 締め切りに余裕を持つ

言い換えると、そもそもの量を減らす、質を落とす、人手をかける、時間をかける

ということです。

こう書くと、手抜き仕事をしているように感じてしまう方もいるかもしれません。

どちらかと言うと、優先順位をつけるイメージです。

より大事な仕事に、時間と労力をかけ、そうではない仕事には最低限で済ませる。そうすれば仕事にメリハリをつけつつ、全体に余裕をもてます。

これらをまず考えるべきなのは、これが対症療法ではなく、根本治療になるからです。

私はこれがわかっておらず、ずいぶんと回り道をしていました。

少し私自身の話をすると、新人からスタートして、徐々にいろいろ任されるようになってきた頃、やはり仕事が終わらないという悩みに直面しました。

ビジネス系の本、特に時間術や仕事が終わらない人の…的な本を読み漁りました。

To do リストを作成したり、タイピングを練習したり、ショートカットを覚えたり。

といろいろ試してみました。

これらが無駄だとは言いません。

できた方が自分も楽できるし、多少は早くなるのでオススメですし、私も積極的におぼえていることのひとつです。

しかし、仕事が終わらないという問題に関してのインパクトが弱いのです。

例えばタイピング のスピードを上げたりショートカットを覚えることが、あなたの仕事スピードを1.5倍にしてくれますか?

これらはお助けツールとしては非常に有効なのですが、やはり大元から改善していかないといけません。

4つの対策とは

では、その4つの対策について説明していきます。

①仕事を減らす

仕事を減らすって言ったって自分で決められるわけじゃないし

というつぶやきが聞こえてきそうです。

これは自分が断って、誰か他の人に押し付けるという意味ではありません。

そもそも、その仕事は必要なのかということを、考えるということです。

例えば、

顧客に報告をするのであれば、プレゼン資料をまとめてわかりやすく伝えるのは良いかもしれません。しかし、社内の報告にそこまでの資料は必要でしょうか

目的が情報共有なら、要点や問題点が伝われば十分です。数値や情報がそろっていれば問題ありません。

会議への参加なども、全員で出席する必要が本当にあるのか?誰かが出席して内容を後で共有すれば、その間に別のことを進められます。

もし、あなたが、自分で仕事をコントロールする権限がないと言う状態であれば、まずは頭の中だけでも考えてみてください。

会社には様々な仕事がありますが、その全ての仕事が同じ割合で利益を生んでいるわけではありません。

重要なのは
必要なところに時間とお金と人手をかけ、不要なところにはかけない。


当たり前のように聞こえるかもしれませんが、習慣でやっている仕事は、ついついそうやるものだと思い込んでしまうことも多いです。

いちど立ち止まって自分が抱えている仕事を見直してみましょう。

②60点で出す

次は質を下げる。という点です。

この言い方も、少々聞こえが悪いかもしれません。

要はざっくりとできた段階で早めに確認してもらおうということです。

これは、自分のためだけでなく、受け取り手のためでもあります。

まず認識しなくてはいけないのは、独自に100点のものを作成するのは不可能ということ。相手が上司であれ、顧客であれ、フィードバックなしに完成させることはできません。

例えば、

販売データをまとめるといっても、細かい数値が欲しいのか、パッと見で大まかに見れるほうがいいのかで、仕上がりは全然変わってきますよね。

なるべく早い段階で完成図を合わせたほうが、時間も短縮できますし、満足感もあがります。

手直しが入るかもしれませんが、依頼された手直しが妥当かどうかは意識しましょう。

①でも書きましたが、目的に応じたレベルの成果物で本来は十分なはずです。

③人に頼む

急ぎの仕事が終わらないのであれば、他の人に手伝ってもらいましょう。

直接頼むか、上司を経由しなければいけないかは職場の雰囲気にもよりますが、仕事の適切な割り振りも、上司の役割のひとつです。

そうは言っても、周囲も忙しくて頼むどころじゃない、上司は相手にしてくれない。

という職場もあるかもしれません。

かつて私も同じようにに考え、一人で抱え込んで悩んでいました

その時に先輩に言われたのは、

 

できないのにひとりで抱え込むのは逆に迷惑

でした。

その時は反発心を覚えたのですが、今思うと全面的に同意できます。

ぎりぎりで終わらないと言われたり、残業したのにいまいちなものを提出されたら、周囲も困ります。

困ったときは、早めにSOSを出して周りに頼りましょう。

 

④締め切りは余裕を持って

仕事を1つずつ順番に片付けるというのは理想的ですが、そんなやり方は現実的ではなく、ほとんどのかたは複数の仕事を同時進行でこないていますよね。

そこに、割り込みや手直し仕事が発生すると、必然的に他の仕事の予定が狂います。

ですので、自分がその仕事にかかると思う時間の1.5~2倍で締め切りを設定しましょう。

3日かかるなと思ったら、1週間で出すと言う。

ギリギリで設定すると、終わらなくて無理な残業をしたり、後から締め切りを伸ばしてもらって信用が低下します。

また、第三者の意見をもらうのも有効です。

なぜか人は自分のこととなると評価が甘くなり、実際にかかる時間より短く見積もってしまうという研究があります。つまり、10時間かかる仕事を5時間で終わると考えてしまうそうです。

そんな時は、他の人がこの仕事を終えるのにどのくらいかかるかを考えると、客観的に考えられるので、その性質を利用しましょう。

余談:仕事が終わらない人だった私が毎日5時で帰るようになった理由

以前働いていた職場の話ですが、あることをきっかけに毎日定時で帰るようになりました。

それは、経費削減による全社的な残業規制です。

定時が5時だったため、それを過ぎて仕事をする場合は、3時までに部長承認をもらって社長に提出しなければならない。

その承認もめったなことでないと降りない。

IDカードの通過時間が一定時間を過ぎてしまうと、翌日に事後申請をだして、社長承認という徹底ぶりでした。

てわけで時間になると、仕事が終わってないのに、「帰れ帰れ」と言われるわけです。

一見うらやましい状況に見えるかもしれませんが、残業でカバーしていた分の仕事が減るわけではありません。

仕事は減らない、仕事の時間は減らされる。

必然的に、本記事のような対応をとらざるを得なくなりました。

これは、かなり極端な例でしょうが、とにかくやらなきゃいけない環境になればやるわけです。

会社によって空気感も違いますし、そう簡単に変えられる部分ではないのはわかります。でも、一歩立ち止まって考えるところからでもやってみてください。

良く言われることですが、

過去と他人は変えられない、でも、未来と自分は変えられる

あなたの問題を解決するのは、あなた自身しかありえません。

まとめ

仕事が終わらなくて悩んでいるなら、まず以下の4つの対応を考えること。

  1. 仕事を減らす
  2. 60点で出す
  3. 人に頼る
  4. 締め切りに余裕を持つ

ひとつずつでも、考えていくことで変化していきますよ。