仕事が多すぎても合格点を取る対策５選とやってはいけない３つのこと

今日も全然仕事が終わらないー

そんな風に仕事に追われて、時間貧困になってしまっていませんか？

私は仕事をしながら、オン・オフともにいろいろな役割をこなしています。

ただ継続しているだけではなく、TOEIC900点越え、ブログは合計150記事以上の投稿、スピーチは大会優勝などとそれなりに結果もだせています。

でも、元からたくさんのことを処理できたわけではなく、全部が散らかってなにひとつ進んでいない…なんてこともよくありました。

今でも、日々やることがたくさんあるので、時にはタスクが重なってしまって全部できなくなることも……。

そこで本記事では、仕事やタスクが多すぎる時に、全部で合格点を取るための方法を書いていきます。

この記事の内容を実践していけば、あなたも多すぎる仕事やタスクに振り回されて終わらないということがなくなります。

仕事が多すぎても全部で合格点を出す方法 5選

Yomeko

あれもこれもやらなきゃ。でも全部は無理ー

そんな時に、大切なのは100点ではなく、合格点でやり切ること

真正面からがっつり取り組んでもうまくは行きません。

ある程度考えながら、時にはチート技も使ってこなしていきます。

仕事が多すぎる時に合格点を出すための方法がこちら

これらを使いこなすには、「そもそも」というワードが効果的。

思い込みで勝手に仕事を増やしてしまっていないか、もう一度見直しましょう。

仕事自体を減らす：そもそもこの仕事必要？

Yomeko

一番効果的なのが、仕事自体の見直し

そもそもこの仕事必要？ってとこです。

例えば、

• 毎週集まって報告しているけど、資料共有で十分だよね
• 毎回この数字出しているけど、それを元に何かを判断することないよね

など。

目的から考えれば、今やっているこの仕事自体がいらないという結論になるかも。

そうすれば、どうやって仕事を終わらせるかを考える必要すらなくなります。

• ずっと前からそのやり方でやっているから
• いつもそうしていたから

のように目的がよくわからない仕事がでて来て、そのまま続いていくのは職場のあるある。

現時点で困ることがなければ、省いてしまって問題ありません。

会社には様々な仕事がありますが、その全ての仕事が同じ割合で利益を生んでいるわけではありません。

必要なところに時間とお金と人手をかけ、不要なところにはかけない。

いちど立ち止まって自分が抱えている仕事を見直してみましょう。

合格点を調整する：そもそもどこまでやればいいの？

合格基準を調整する。もっと言えば、合格基準を下げることも有効。

すべての仕事で合格点を…と言いつつ、その合格点っていくつなんでしょう？

最低限どこまでやるかを事前に定義することは、仕事に取り組む前に重要な要素。

なぜなら、その合格点までの距離で難易度や優先順位が変わってくるからです。

例えば

・社内の情報共有のためにわざわざパワポ資料の作成はいらないよね

となれば、合格基準は

• ❌：パワポ資料の作成
• ⭕：情報がわかる資料の準備

となります。

これだけでもだいぶ仕事は減りますよね。

合格基準の引き下げと手抜き仕事は違う

じゃあどんどん仕事をへらしていくってこと？

Yomeko

目的達成のために必要なタスクを、取捨選択しましょう

仕事をどんどん削って楽しようというわけではありません。

例えば、予算の決定に過去の実績値や計画値は必要不可欠。

あくまで、合格点が過剰品質になっている仕事を、適正値にするのが狙いです。

過去の仕事をリサイクルする：そもそもゼロから作る必要ある？

仕事、特に過去に似たような仕事をやっている場合は、ゼロから作り上げる必要はありません。

既に誰かがやったことのある仕事なら、その時のやり方、資料などは使いまわしができます。

あなたも楽できるし、過去の実績もあるので質も高いはず。

Yomeko

いきなり取り組まず、まずはちょっと聞いてみましょ

資料作成なら、ある程度使いまわせるようにフォーマットを作成しておいたり、よく使う図表やカラーを登録しておくと効率的に作業できるのでおすすめです。

Yomeko

お気にいりデザインをストックしておくのも〇

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人に任せる：そもそも自分でやる必要ある？

そもそも、その仕事はあなたでなくてはできないものでしょうか？

あなたがやるのが最適という仕事はたくさんあると思いますが、絶対にあなたでなくては仕事なんてそんなに多くありません。

自分でなくてはできない例

• 自分自身のプレゼンや面談
• 作業に資格などの要件があり、代わりがいない

ただし、あなたが報告しなくてはいけなくても、調査や資料は他の方にやってもらうこともできますよね。

職場の同僚かもしれませんし、外注に依頼するという手もあります。

そうは言っても、周囲も忙しくて頼むどころじゃない、上司は相手にしてくれない。

などと感じるかもしれません。

私も人に頼るのは苦手で、全部自力で何とかしようという癖がありました。

でも実際には、一人ではやりきれなくて終わらなかったことも。

Yomeko

できないのにひとりで抱え込むのは逆に迷惑をかけてしまいますよ

本当に自分がやるのが一番いいのかを、もう一度考えてみましょう。

時間を延ばす：そもそもこの日までに出す必要ある？

最後に、仕事が立て込んでいるときに考えたいのが、締め切り。

そもそもそれは今やる必要があるのかということです。

• 誰かに声をかけられたから、その仕事に取り掛かった
• 後でもいい仕事を先にやってしまっている

なんてことありませんか？

先延ばしクセのようにならないように注意は必要ですが、優先順位はしっかりとつけて確実に終わる順番で行いましょう。

また、締め切りの背景を探っておくことも重要です。

• 顧客がプレゼンするからこの日までに絶対に必要
• 急ぎではないから、だいたいの納期が知りたかっただけ

同じ締め切りでも、このように重要度に差がある場合も。

背景を知っておくことで、優先度付けや交渉もしやすくなりますよね。

締め切りは余裕を持って設定しよう

1つずつシングルタスクで片付けるというのは理想的ですが、現実は、複数の仕事を同時進行でこなすことが多いと思います

そこに、割り込みや手直し仕事が発生すると、必然的に他の仕事の予定が狂いますよね。

ですので、自分が何かを頼まれたときには、その仕事にかかると思う時間の1.5～2倍で締め切りを設定しましょう。

ギリギリで設定すると、終わらなくて無理な残業をしたり、後から締め切りを伸ばしてもらって信用が低下します。

この仕事だけなら終わったんだよ

なんて思いもあるかもしれませんが、仕事は複数あることが普通。

タスクが重なる前提で、終わらせる計画を立てるくせをつけましょう。

タスクありすぎてわからないー

タスクが重なってうまく計算ができないという方はガントチャートなどの使用をおすすめします。

Yomeko

無料のnotionなどですぐにできますよ

notionのタイムラインを使った私のタスク管理はこちら
優先度の高い順に並ぶようにしています。

視覚化することで、だいたいのかかる時間やタスクの重なり具合もパッと見でわかりますね

アイコンで作業の種類をわけているので、

• がっつり頭を使って考えるもの
• ながら作業でできるもの

などもわかり、すきま時間作業も進めやすいです

仕事を合格点で終わらせるためにやってはいけないこと

仕事をすべて合格点で出したいなら、逆にやってはいけないこともあります。

仕事のスピードアップをしようとする

仕事が終わらないという時に、小手先のテクニックでとにかく早くやろうとするのはNGです。

例えば、以下のような方法。

確かに仕事のスピードは多少あがるかもしれませんし、自分も楽になるのでできた方がいいでしょう。

が、仕事が多すぎるという問題へのインパクトは弱く、根本的な解決にはなりません。

大元の仕事の見直しから改善していきましょう。

Yomeko

便利なテクニックは覚えつつ、根本対策が先！

とにかく順番に取り掛かる

わからないからとにかく片っ端からやろう

仕事が多すぎた時、思考停止でとにかくやる。という気持ちになるかもしれません。

が、結果はいうまでもありませんね。

あなた自身はがんばったという満足感を得られるかもしれません。

が、仕事なら結果を伴わない努力過程はなかなか評価されにくいもの。

真正面から立ち向かうのではなく、ずるがしこく考えて、本当にあなたがやらなくてはいけないところから取り組みましょう。

Yomeko

仕事の２割が８割の成果を生むというのは有名な話

できなかった場合のリスクを考えない

それでも、仕事が終わらなかったーということはあり得ます。

その場合に

がんばったけどできませんでした…すみません…

では、信頼を失ってしまいます。

評価も下がるかもしれませんし、重要な仕事は頼まれにくくなりますよね。

仕事が終わらなそうな時は、次の一手を考えておきます。

いずれの場合も、わかった時点で早めに報告・相談するのが重要。

普段からかかわる人とはこまめにコミュニケーションしておきましょう。

まとめ：仕事やタスクが終わらない時の裏ワザ

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Yomeko -よめこ-

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