時間を確保する

終わらない仕事が多すぎる時、全部で合格点を取るための方法5選

今日も、仕事が終わらない…

やりたいことはたくさんあるのに、全然時間が追いつかない。

早く寝て朝に勉強なんて夢のまた夢…。

そんな風に仕事に追われて、時間貧困になってしまっていませんか?

私は仕事をしながら、オン・オフともにいろいろな役割をこなしています。

  • 本業はフルタイム会社員
  • シングルマザー&親とも別居なので家事・育児はすべて自分
  • ブログ執筆
  • 英語学習の継続と英会話Zoomへの参加(平日毎日)
  • クライアントワーク
  • 英語スピーチクラブ・教育担当役員
  • 学校のPTA役員

ただ継続しているだけではなく、TOEIC900点越え、ブログは合計150記事以上の投稿、スピーチは大会優勝などとそれなりに結果もだせています。

でも日々やることがたくさんあるので、時にはタスクが重なってしまって全部できなくなることも……。

Yomeko
Yomeko
あれもこれもやらなきゃ。でも全部は無理ー

そんな時に、大切なのは100点ではなく、合格点でやり切ること

完璧主義ではなく、完了主義をめざそう

真正面からがっつり取り組んでもうまくは行きません。

ある程度考えながら、時にはチート技も使ってこなしていきます。

そこで本記事では、タスクが多すぎる時、しれっと全部で合格点を取るための方法を書いていきます。

この記事の内容を実践していけば、あなたも多すぎる仕事やタスクに振り回されて終わらないということがなくなります

タスクが多すぎる時、全てで合格点を取るための方法

タスクが多すぎる時に合格点を出すための方法がこちら

  1. タスクを減らす
  2. 合格点を調整する
  3. 過去の仕事をリサイクルする
  4. 人に任せる
  5. 時間を延ばす

これらを使いこなすには、「そもそも」というワードが効果的。

思い込みで勝手に仕事を増やしてしまっていないか、もう一度見直しましょう。

タスクを減らす:そもそもこの仕事必要?

Yomeko
Yomeko
一番効果的なのが、タスク自体を見直し

そもそもこれ必要?ってとこです。

例えば、

  • 毎週集まって報告しているけど、資料共有で十分だよね
  • 毎回この数字出しているけど、それを元に何かを判断することないよね

など。

目的から考えれば、タスク自体がいらないという結論になるかも。
そうすれば、どうやってやるかを考える必要すらなくなります。

  • ずっと前からそのやり方でやっているから
  • いつもそうしていたから

のように目的がよくわからないタスクは、職場のあるある。

現時点で困ることがなければ省いてしまって問題ありません。

会社には様々な仕事がありますが、その全ての仕事が同じ割合で利益を生んでいるわけではありません

必要なところに時間とお金と人手をかけ、不要なところにはかけない

いちど立ち止まって自分が抱えているタスクを見直してみましょう。

合格点を調整する:そもそもどこまでやればいいの?

合格基準を調整する。もっと言えば、合格基準を下げることも有効。

すべてのタスクで合格点を…と言いつつ、その合格点っていくつなんでしょう?

最低限どこまでやるかを事前に定義することは、タスクに取り組む前に重要な要素。

なぜなら、その合格点までの距離で難易度や優先順位が変わってくるからです。

例えば

・社内の情報共有のためにわざわざパワポ資料の作成はいらないよね

となれば、合格基準は

  • ❌:パワポ資料の作成
  • ⭕:情報がわかる資料の準備

となります。

これだけでもだいぶ仕事は減りますよね。

合格基準の引き下げと手抜き仕事は違う

じゃあどんどん仕事をへらしていくってこと?
Yomeko
Yomeko
目的達成のために必要なタスクを、取捨選択しましょう

仕事をどんどん削って楽しようというわけではありません。

例えば、予算の決定に過去の実績値や計画値は必要不可欠。

あくまで、合格点が過剰品質になっている仕事を、適正値にするのが狙いです。

過去の仕事をリサイクルする:そもそもゼロから作る必要ある?

仕事、特に過去に似たような仕事をやっている場合は、ゼロから作り上げる必要はありません

既に誰かがやったことのある仕事なら、その時のやり方、資料などは使いまわしができます。

あなたも楽できるし、過去の実績もあるので質も高いはず。

Yomeko
Yomeko
いきなり取り組まず、まずはちょっと聞いてみましょ

資料作成なら、ある程度使いまわせるようにフォーマットを作成しておいたり、よく使う図表やカラーを登録しておくと効率的に作業できるのでおすすめです。

Yomeko
Yomeko
お気にいりデザインをストックしておくのも〇

この本はKindle Unlimitedでしたら、読み放題で読めます。

人に任せる:そもそも自分でやる必要ある?

そもそも、その仕事はあなたでなくてはできないものでしょうか?

あなたがやるのが最適という仕事はたくさんあると思いますが、絶対にあなたでなくては仕事なんてそんなに多くありません

自分でなくてはできない例

  • 自分自身のプレゼンや面談
  • 作業に資格などの要件があり、代わりがいない

ただし、あなたが報告しなくてはいけなくても、調査や資料は他の方にやってもらうこともできますよね。

職場の同僚かもしれませんし、外注に依頼するという手もあります。

そうは言っても、周囲も忙しくて頼むどころじゃない、上司は相手にしてくれない。

などと感じるかもしれません。

私も人に頼るのは苦手で、全部自力で何とかしようという癖がありました。

でも実際には、一人ではやりきれなくて終わらなかったことも。

できないのにひとりで抱え込むのは逆に迷惑をかけてしまいますよ

本当に自分がやるのが一番いいのかを、もう一度考えてみましょう。

時間を延ばす:そもそもこの日までに出す必要ある?

最後に、タスクが立て込んでいるときにかんがえたいのが、締め切り。

そもそもそれは今やる必要があるのかということです。

  • 誰かに声をかけられたから、その仕事に取り掛かった
  • 後でもいい仕事を先にやってしまっている

なんてことありませんか?

先延ばしクセのようにならないように注意は必要ですが、優先順位はしっかりとつけて確実に終わる順番で行いましょう。

また、締め切りの背景を探っておくことも重要です。

  • 顧客がプレゼンするからこの日までに絶対に必要
  • 急ぎではないから、だいたいの納期が知りたかっただけ

同じ締め切りでも、このように重要度に差がある場合も。

背景を知っておくことで、優先度付けや交渉もしやすくなりますよね。

締め切りの背景は受ける時に確認しよう

締め切りは余裕を持って設定しよう

1つずつシングルタスクで片付けるというのは理想的ですが、現実は、複数の仕事を同時進行でこなすことが多いと思います

そこに、割り込みや手直し仕事が発生すると、必然的に他の仕事の予定が狂いますよね。

ですので、自分が何かを頼まれたときには、その仕事にかかると思う時間の1.5~2倍で締め切りを設定しましょう。

ギリギリで設定すると、終わらなくて無理な残業をしたり、後から締め切りを伸ばしてもらって信用が低下します。

この仕事だけなら終わったんだよ

なんて声も聞きますが、仕事は複数あること普通。

タスクが重なる前提で、終わらせる計画を立てるくせをつけましょう。

タスクありすぎてわからないー

タスクが重なってうまく計算ができないという方はガントチャートなどの使用をおすすめします。

Yomeko
Yomeko
無料のnotionなどですぐにできますよ

おすすめ:notionを利用したタスク管理

notionのタイムラインを使った私のタスク管理はこちら
優先度の高い順に並ぶようにしています。

視覚化することで、だいたいのかかる時間やタスクの重なり具合もパッと見でわかりますね

アイコンで作業の種類をわけているので、

  • がっつり頭を使って考えるもの
  • ながら作業でできるもの

などもわかり、すきま時間作業も進めやすいです

タスクを合格点で終わらせるためにやってはいけないこと

タスクをすべて合格点で出したいなら、逆にやってはいけないこともあります。

【やってはいけないこと】

  1. 仕事のスピードアップをしようとする
  2. 思考停止でとにかく順番に取り掛かる
  3. できなかった場合のリスクを考えない

仕事のスピードアップをしようとする

仕事が終わらないという時に、小手先のテクニックでとにかく早くやろうとするのはNGです。

例えば、

  • 時間術の本を読み漁る
  • ショートカットーキーを覚える
  • タイピングを練習する

確かに仕事のスピードは多少あがるかもしれませんし、自分も楽になるのでできた方がいいでしょう。

が、タスクが多すぎるという問題へのインパクトは弱く、根本的な解決にはなりません

大元のタスクの見直しから改善していきましょう。

Yomeko
Yomeko
便利なテクニックは覚えつつ、根本対策が先!

とにかく順番に取り掛かる

わからないからとにかく片っ端からやろう

タスクが多すぎた時、思考停止でとにかくやる。という気持ちになるかもしれません。

が、結果はいうまでもありませんね。

あなた自身はがんばったという満足感を得られるかもしれません。

が、仕事なら結果を伴わない努力過程はなかなか評価されにくいもの。

真正面から立ち向かうのではなく、ずるがしこく考えて、本当にあなたがやらなくてはいけないところから取り組みましょう

Yomeko
Yomeko
仕事の2割が8割の成果を生むというのは有名な話

できなかった場合のリスクを考えない

それでも、タスクが終わらなかったーということはあり得ます。

その場合ただ、

がんばったけどできませんでした…すみません…

では、信頼を失ってしまいます。

評価も下がるかもしれませんし、重要な仕事は頼まれにくくなりますよね。

タスクが終わらなそうな時は、次の一手を考えておきます

  • 終わらなったら、プロットデータをそのまま使う
  • いったん途中までの報告をして、残りは後日にする
  • このデータが仕上がらないと話が進まないから、ここまでに終わらなかったらアポのリスケ

いずれの場合も、わかった時点で早めに報告・相談するのが重要。

普段からかかわる人とはこまめにコミュニケーションしておきましょう

重要なのはタスクを終わらせることではなく、目的を達成すること

まとめ

タスクが多い時に全部で合格点を出す裏ワザ
  • タスクが多くてやりきれない時は、そもそもでタスクを見直す
  • ・タスクを減らせないか?
    ・合格点をさげられないか?
    ・過去の仕事をリサイクルできないか?
    ・人に任せられないか?
    ・しめきりは延ばせないか?
  • やみくもに取り掛かるのはNG
  • 万が一できなかった場合のことも考えておく